Chuyên Viên Hành Chính | Admin Executive (VJGS DAD)
Job Description
Nhiệm vụ chính:
Có trách nhiệm xây dựng đơn vị thông qua việc đóng góp ý kiến và thực hành các cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng của Công ty. Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.
Thực hiện các công việc văn thư của trung tâm cũng như của các phòng ban, đảm bảo thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả và đúng thời hạn. Quản lý (giao nhận, lưu trữ, trình ký, theo dõi tình hình xử lý, phản hồi) các công văn, tài liệu, văn bản đi/đến VJGS. Quản lý các con dấu của VJGS.
Có trách nhiệm sắp xếp và nhắc lịch các cuộc họp cho Giám đốc trung tâm.
Hỗ trợ và giám sát việc quản lý kho vật tư, trang thiết bị mặt đất. Quản lý tài sản của công ty, công cụ dụng cụ của trung tâm. Đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ theo sự phân công của giám đốc trung tâm. Kiểm tra, xác nhận các tài sản bị hỏng, hay các công cụ dụng cụ bị hư hỏng, báo cáo cho Giám đôc trung tâm và đề xuất phương án sửa chữa nếu cần.
Thư ký các cuộc họp giao ban của VJGS. Triển khai, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các kết luận giao ban VJGS.
Làm thẻ cho nhân viên; xin giấy phép ra vào sân bay cho trang thiết bị, khách bên ngoài và các đối tác.
Trình ký TA theo đề nghị của các Phòng/ Ban trong VJGS; phối hợp đặt vé máy bay/đặt khách sạn cho nhân sự của VJGS đi công tác.
Quản lý, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm.
Tham gia vào việc đối ngoại của trung tâm khi được Giám đốc trung tâm phân công.
Yêu cầu khác:
Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao phó.
Main tasks:
Maintains & develops the service quality through feedback contribution & implement quality improvements in line with orientation of company.Responsible for building up professional working environment, enhance teamwork & personal responsibilities.
Perform clerical work of center as well as internal department , ensuring that the work must be done quickly, efficiently and met the deadline.Transferring, storing document of external, internal division, company Decision etc. Manage VJGS stamps.
Responsible for arrange & reminding Director’s meetings.
Supporting & monitoring in inventory management, ground support equipment. Manage company assets, station tools. Proposing to purchase stationery, equipment for station. Check, verify damage assets or damage equipment, report to Station manager and make a request for repairing equipment if needed.
Perform secretary of the VJGS meeting. Deploy, monitor and summarize the implementation of conclusions.
Contact with Airport Authorities for establish Staff ID card, related document; Airport pass for GSE, external visitor and partners.
Submit TA as the request of the VJGS departments; coordinate flight / hotel booking for VJGS’s staff for business trips.
Managing and distributing uniforms, safety attire and stationery.
Participate in Station’s external affairs as assigned by Director.
Other requirements:
Perform other duties as assigned by upper level manager.
Job Requirement
Nam/ nữ; Tuổi từ 22 trở lên
1. Học vấn:
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
2. Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng trong ngành hàng không.
3. Ngoại ngữ:
Tiếng Anh: TOEIC 500 trở lên.
4. Yêu cầu khác:
Tin học: sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (Words, excel, power point, email…).
Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm.
Kĩ năng giao tiếp và thương lượng tốt
Có kĩ năng quản lý
Trung thực, cẩn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao.
Làm việc có kế hoạch và chú tâm đến hiệu suất công việc.
Hoạt bát, chủ động trong công việc.
Tính tuân thủ kỉ luật cao.
---------------------------------------------------------------------------------------
Male/ female: Age: 22 and above.
1. Education:
Graduated from College/ University.
2. Experience:
Priority for candidate who has experiences in administration.
3. Language skills:
English: TOEIC 500 or above.
4. Other requirements:
Extensive knowledge of Microsoft office, e.g., Words, Excel, power point, email.
Can work indepently or group/team.
Good communication & negotiate skills.
Leadership skills.
Honest, careful & high sense of responsibility.
Time management & focus to work efficency.
Be active in work.
Hight discipline.
