Assistant to Group Director of Strategy and Fleet
Job Description
- Chủ trì việc thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu hằng tuần từ các phòng ban chức năng và các công ty thành viên/liên kết. Chuyển hóa các thông tin phức tạp liên quan đến tài chính tài sản, tiến độ làm việc với các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) và các chỉ số hoạch định đội tàu bay thành tài liệu trình Hội đồng Quản trị, bản ghi nhớ điều hành và dashboard quản trị theo phương pháp Pyramid Principle.
- Đóng vai trò quản trị chính đối với các công cụ quản lý công việc trên Microsoft 365 như Teams, Planner, Lists và Loop. Theo dõi tiến độ cập nhật công việc theo thời gian thực giữa các nhóm để phục vụ đánh giá KPI; đồng thời đảm bảo các đề xuất nội bộ trước khi trình lãnh đạo phải có tối thiểu hai phương án xử lý kèm phân tích rủi ro và lợi ích.
- Phối hợp với các công ty luật quốc tế và thư ký công ty tại nước ngoài để theo dõi công tác quản lý tài sản, tuân thủ quy định, khung pháp lý, cũng như các nghĩa vụ về thuế và bảo hiểm của các công ty thành viên/liên kết. Theo dõi các mốc thời gian nộp hồ sơ, báo cáo và thủ tục liên quan với Cục Hàng không Việt Nam (CAAV).
- Quản lý thư từ điều hành, sắp xếp lịch họp và theo dõi tiến độ giao dịch với các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM), nhà sản xuất động cơ, công ty cho thuê tàu bay và các đối tác quốc tế nhằm đảm bảo các nghĩa vụ hợp đồng và mốc bàn giao được thực hiện đúng hạn.
- Thực hiện nghiên cứu về các cấu trúc tài chính hàng không, xu hướng hoạch định đội tàu bay, thị trường cho thuê tàu bay, động thái của đối thủ cạnh tranh và các thông tin chuyên sâu trong ngành hàng không nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến lược.
- Chuẩn bị báo cáo điều hành, tài liệu thuyết trình, bản tóm tắt quản trị và các phân tích chiến lược phục vụ lãnh đạo cấp cao.
- Điều phối các dự án liên phòng ban giữa các đơn vị nội bộ và các công ty thành viên/liên kết.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc Chiến lược & Quản trị Đội tàu Tập đoàn.
- Lead weekly data aggregation and synthesis from functional teams and affiliated companies. Translate complex asset financing, OEM milestones, and fleet planning metrics into Board Packs, Briefing Memos, and Executive Dashboards using the Pyramid Principle.
- Act as the Chief Administrator for Microsoft 365 governance tools (Teams, Planner, Lists, Loop). Monitor real-time task updates across teams for KPI evaluation and ensure internal proposals contain at least two business options with risk-benefit analysis before management review.
- Coordinate with international law firms and offshore corporate secretaries to monitor asset management, regulatory compliance, legal frameworks, and tax and insurance obligations of affiliated companies. Track regulatory submission milestones with CAAV.
- Manage executive correspondence, meeting arrangements, and transaction follow-up activities with OEMs, engine manufacturers, lessors, and international business partners to ensure contractual obligations and delivery milestones are achieved.
- Conduct research on aviation financing structures, fleet planning trends, aircraft leasing markets, competitor developments, and aviation industry intelligence to support strategic decision-making.
- Prepare executive reports, presentation materials, management summaries, and strategic analysis for senior leadership.
- Coordinate cross-functional projects among internal departments and affiliated companies.
- Perform other tasks as assigned by the Group Chief Strategy & Fleet Officer.
Job Requirement
1. Trình độ học vấn:
• Tốt nghiệp Đại học hoặc Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính doanh nghiệp, Luật Thương mại Quốc tế, Quản lý Hàng không hoặc các ngành kinh tế có yêu cầu cao về tư duy phân tích.
2. Kinh nghiệm:
• Có tối thiểu 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý Điều hành, Chánh Văn phòng, Trợ lý Chiến lược hoặc các vị trí tương đương hỗ trợ trực tiếp lãnh đạo cấp cao.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực hàng không, công ty hàng không, công ty cho thuê tàu bay, tổ chức tài chính hoặc tập đoàn đa quốc gia.
3. Kỹ năng tiếng Anh:
• TOEIC tối thiểu 500 hoặc chứng chỉ tương đương như IELTS/TOEFL,... Có khả năng giao tiếp chuyên nghiệp bằng tiếng Anh trong các bối cảnh kinh doanh, kỹ thuật và pháp lý.
4. Các yêu cầu khác:
• Thành thạo Microsoft 365, đặc biệt là Teams, Planner, Lists, Loop và OneNote.
• Có tư duy logic, kỹ năng phân tích, tổng hợp thông tin và quản lý công việc tốt.
• Có khả năng chuẩn bị báo cáo điều hành, tài liệu thuyết trình và tài liệu chiến lược.
• Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và quản lý các bên liên quan hiệu quả.
• Có tính bảo mật cao, chính trực và đạo đức nghề nghiệp tốt.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực trong môi trường đa quốc gia.
• Có kiến thức về phân tích dữ liệu, AI ứng dụng hoặc tự động hóa.
----------------------------------------------------------------------------
1. Education:
• Bachelor's or Master's degree in Business Administration, Corporate Finance, International Commercial Law, Aviation Management, or other analytical business disciplines.
2. Experience:
• Minimum 1–3 years of experience as an Executive Assistant, Chief of Staff, Strategic Assistant, or similar positions supporting C-level executives.
• Experience in airlines, aviation companies, aircraft leasing companies, financial institutions, or multinational corporations is preferred.
3. English skills:
• TOEIC minimum 500 or equivalent certificate (IELTS/TOEFL/etc.). Ability to communicate professionally in business, technical, and legal English.
4. Other requirements:
• Advanced proficiency in Microsoft 365, particularly Teams, Planner, Lists, Loop, and OneNote.
• Strong logical thinking, analytical, information synthesis, and task management skills.
• Ability to prepare executive reports, presentation materials, and strategic documents.
• Strong communication, coordination, and stakeholder management skills.
• High level of confidentiality, integrity, and professional ethics.
• Ability to work under pressure in a multinational environment.
• Possess knowledge of data analytics, applied AI, or automation.
