Nhân Viên Quản Lý Tài Liệu kiêm Hành Chính / Document Control Center (DCC) Officer cum Admin 2026
Working location: Ho Chi Minh City
Required Document:
Coming soon
Job Description
- Thực hiện công tác hành chính, văn thư nhằm đảm bảo hoạt động của bộ phận được triển khai hiệu quả và tuân thủ quy định của Công ty.
- Quản lý hệ thống công văn, hồ sơ và tài liệu kiểm soát của bộ phận, bao gồm tiếp nhận, trình ký, phát hành, phân phối, theo dõi, lưu trữ, tra cứu và thu hồi; đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật, kiểm soát và tuân thủ yêu cầu của Công ty cũng như quy định của ngành hàng không.
- Soạn thảo, phát hành và quản lý các văn bản, biểu mẫu, báo cáo và hồ sơ hành chính; đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin.
- Thực hiện công tác thư ký cuộc họp, bao gồm chuẩn bị tài liệu, ghi và phát hành biên bản, theo dõi các đầu việc và tổng hợp kết quả thực hiện.
- Quản lý các nguồn lực hành chính của bộ phận như đồng phục, PPE, văn phòng phẩm, tài sản và trang thiết bị; phối hợp mua sắm, sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý theo quy định.
- Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự và công tác, bao gồm cấp phát thẻ nhân viên, giấy phép ra vào khu vực hạn chế sân bay, Travel Authorization (TA) và các công tác hậu cần cho chuyến công tác.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc đánh giá, kiểm tra và thanh tra; phối hợp với các đơn vị nội bộ và bên ngoài trong các hoạt động hành chính và kiểm soát tài liệu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
- Perform administrative and clerical duties to ensure the department's operations are carried out efficiently and in compliance with Company requirements.
- Manage departmental correspondence, records, and controlled documents, including receipt, approval routing, issuance, distribution, tracking, filing, retrieval, and recall, ensuring documentation is current, traceable, and compliant with Company and aviation regulatory requirements.
- Prepare, issue, and maintain administrative documents, forms, reports, and records while ensuring the accuracy, confidentiality, and integrity of information.
- Serve as secretary for departmental meetings by preparing meeting materials, recording and distributing minutes, tracking action items, and monitoring follow-up activities.
- Manage departmental administrative resources, including uniforms, personal protective equipment (PPE), office supplies, assets, and equipment, and coordinate procurement, repair, replacement, or disposal as required.
- Handle personnel and business travel administration, including employee ID cards, airport restricted-area access permits, Travel Authorization (TA), travel arrangements, and related logistics.
- Support the preparation of documents for audits, inspections, and quality assurance activities, and coordinate with internal departments and external organizations on administrative and document control matters.
- Perform other duties and responsibilities as assigned by the line manager.
- Quản lý hệ thống công văn, hồ sơ và tài liệu kiểm soát của bộ phận, bao gồm tiếp nhận, trình ký, phát hành, phân phối, theo dõi, lưu trữ, tra cứu và thu hồi; đảm bảo tài liệu luôn được cập nhật, kiểm soát và tuân thủ yêu cầu của Công ty cũng như quy định của ngành hàng không.
- Soạn thảo, phát hành và quản lý các văn bản, biểu mẫu, báo cáo và hồ sơ hành chính; đảm bảo tính chính xác, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin.
- Thực hiện công tác thư ký cuộc họp, bao gồm chuẩn bị tài liệu, ghi và phát hành biên bản, theo dõi các đầu việc và tổng hợp kết quả thực hiện.
- Quản lý các nguồn lực hành chính của bộ phận như đồng phục, PPE, văn phòng phẩm, tài sản và trang thiết bị; phối hợp mua sắm, sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý theo quy định.
- Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự và công tác, bao gồm cấp phát thẻ nhân viên, giấy phép ra vào khu vực hạn chế sân bay, Travel Authorization (TA) và các công tác hậu cần cho chuyến công tác.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ các cuộc đánh giá, kiểm tra và thanh tra; phối hợp với các đơn vị nội bộ và bên ngoài trong các hoạt động hành chính và kiểm soát tài liệu.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.
- Perform administrative and clerical duties to ensure the department's operations are carried out efficiently and in compliance with Company requirements.
- Manage departmental correspondence, records, and controlled documents, including receipt, approval routing, issuance, distribution, tracking, filing, retrieval, and recall, ensuring documentation is current, traceable, and compliant with Company and aviation regulatory requirements.
- Prepare, issue, and maintain administrative documents, forms, reports, and records while ensuring the accuracy, confidentiality, and integrity of information.
- Serve as secretary for departmental meetings by preparing meeting materials, recording and distributing minutes, tracking action items, and monitoring follow-up activities.
- Manage departmental administrative resources, including uniforms, personal protective equipment (PPE), office supplies, assets, and equipment, and coordinate procurement, repair, replacement, or disposal as required.
- Handle personnel and business travel administration, including employee ID cards, airport restricted-area access permits, Travel Authorization (TA), travel arrangements, and related logistics.
- Support the preparation of documents for audits, inspections, and quality assurance activities, and coordinate with internal departments and external organizations on administrative and document control matters.
- Perform other duties and responsibilities as assigned by the line manager.
Job Requirement
1. Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Quản lý hàng không hoặc các chuyên ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm:
- Ưu tiên có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, văn thư, kiểm soát tài liệu hoặc các ngành liên quan lĩnh vực hàng không.
- Có kinh nghiệm làm việc tại hãng hàng không, tổ chức bảo dưỡng tàu bay (AMO/MRO) hoặc bộ phận Quản lý Chất lượng là một lợi thế.
3. Kiến thức/Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Có kiến thức về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát tài liệu.
- Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, SharePoint, Coruson, AMOS hoặc các hệ thống tương đương là một lợi thế.
- Kỹ năng tổ chức, điều phối, lập kế hoạch, quản lý thời gian và xử lý nhiều công việc cùng lúc tốt.
- Có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn; làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
4. Ngoại ngữ:
- Proficient in reading, comprehending, and drafting administrative, procedural, and technical documents in English
- TOEIC từ 500 trở lên hoặc chứng chỉ tương đương
5. Yêu cầu khác:
- Trung thực, cẩn trọng, trách nhiệm và có tính tổ chức cao.
- Tỉ mỉ, chính xác và có ý thức bảo mật thông tin.
- Chủ động, linh hoạt, sẵn sàng học hỏi, có tinh thần tuân thủ kỷ luật, tác phong chuyên nghiệp và thái độ làm việc tích cực.
1. Education:
- Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Aviation Management, or related fields.
2. Job related Requirements:
- At least 01 year of experience in administration, clerical work, document control, or aviation-related fields is preferred.
- Experience working in airlines, Approved Maintenance Organizations (AMO/MRO), or Quality Assurance departments is an advantage.
3. Specific knowledge:
- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Solid knowledge of administrative operations, clerical tasks, record archiving, and document control.
- Experience with Electronic Document Management Systems (EDMS), SharePoint, Coruson, AMOS, or equivalent systems is an advantage.
- Strong organizational, coordination, planning, time management, and multitasking skills.
- Ability to prioritize tasks, ensure deadline adherence, and work effectively both independently and in a team.
- Excellent communication and interpersonal coordination skills.
4. Language Skills:
- Good command of spoken and written English
- TOEIC score of 500 or above, or equivalent certification
5. Other requirements:
- Honest, careful, responsible, and highly organized.
- Meticulous, accurate, with a strong sense of information confidentiality.
- Proactive, flexible, willing to learn, with strict discipline and a professional working attitude.
Apply Now
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Quản lý hàng không hoặc các chuyên ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm:
- Ưu tiên có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, văn thư, kiểm soát tài liệu hoặc các ngành liên quan lĩnh vực hàng không.
- Có kinh nghiệm làm việc tại hãng hàng không, tổ chức bảo dưỡng tàu bay (AMO/MRO) hoặc bộ phận Quản lý Chất lượng là một lợi thế.
3. Kiến thức/Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Có kiến thức về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ và kiểm soát tài liệu.
- Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, SharePoint, Coruson, AMOS hoặc các hệ thống tương đương là một lợi thế.
- Kỹ năng tổ chức, điều phối, lập kế hoạch, quản lý thời gian và xử lý nhiều công việc cùng lúc tốt.
- Có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn; làm việc độc lập cũng như làm việc nhóm.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
4. Ngoại ngữ:
- Proficient in reading, comprehending, and drafting administrative, procedural, and technical documents in English
- TOEIC từ 500 trở lên hoặc chứng chỉ tương đương
5. Yêu cầu khác:
- Trung thực, cẩn trọng, trách nhiệm và có tính tổ chức cao.
- Tỉ mỉ, chính xác và có ý thức bảo mật thông tin.
- Chủ động, linh hoạt, sẵn sàng học hỏi, có tinh thần tuân thủ kỷ luật, tác phong chuyên nghiệp và thái độ làm việc tích cực.
1. Education:
- Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Aviation Management, or related fields.
2. Job related Requirements:
- At least 01 year of experience in administration, clerical work, document control, or aviation-related fields is preferred.
- Experience working in airlines, Approved Maintenance Organizations (AMO/MRO), or Quality Assurance departments is an advantage.
3. Specific knowledge:
- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Solid knowledge of administrative operations, clerical tasks, record archiving, and document control.
- Experience with Electronic Document Management Systems (EDMS), SharePoint, Coruson, AMOS, or equivalent systems is an advantage.
- Strong organizational, coordination, planning, time management, and multitasking skills.
- Ability to prioritize tasks, ensure deadline adherence, and work effectively both independently and in a team.
- Excellent communication and interpersonal coordination skills.
4. Language Skills:
- Good command of spoken and written English
- TOEIC score of 500 or above, or equivalent certification
5. Other requirements:
- Honest, careful, responsible, and highly organized.
- Meticulous, accurate, with a strong sense of information confidentiality.
- Proactive, flexible, willing to learn, with strict discipline and a professional working attitude.
