Chuyên Viên Hành Chính - Phòng Phục Vụ Sân Đỗ / Admin Executive - Ramp Services Department (VJGS Nội Bài)

+    Thực hiện các công việc văn thư của Phòng, đảm bảo thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả và đúng thời hạn theo quy trình. Quản lý (giao nhận, lưu trữ, trình ký, theo dõi tình hình xử lý, phản hồi) các công văn,  tài liệu, văn bản đi/đến.

Perform clerical and administrative duties of the Department, ensuring tasks are completed promptly, efficiently, and on time in accordance with established procedures. Manage (send, receive, archive, submit for signature, track processing status, and follow up on) official dispatches, documents, and incoming/outgoing correspondence.

+    Thư ký các cuộc họp giao ban, họp kỉ luật. Triển khai, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các nội dung công việc và kết luận giao ban của Phòng và Trung Tâm.

Perform secretary for briefing meetings and disciplinary meetings. Deploy, monitor, and consolidate the implementation status of work items and meeting conclusions of the Department and the Center.

+    Đóng góp ý kiến và phối hợp thực hiện các cải tiến chất lượng phù hợp với quy định, định hướng của Công ty. Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.

Contribute ideas and collaborate in implementing quality improvements in alignment with the Company's regulations and orientations. Be responsible for building a professional work environment that promotes teamwork and individual accountability.

+    Quản lý kho vật tư và theo dõi tài sản, công cụ dụng cụ, bảo hộ lao động của Phòng. Tổng hợp đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư, tài sản theo định mức và nhu cầu của các đội sau khi được trưởng phòng phê duyệt. Tổng hợp theo dõi các tài sản, công cụ dụng cụ bị hư hỏng, báo cáo cho Trưởng Phòng.

Manage the supplies warehouse and track assets, tools, equipment, and personal protective equipment (PPE) of the Department. Consolidate and propose procurement of stationery, tools, equipment, supplies, and assets in accordance with established quotas and team requirements, upon approval from the Department Head. Consolidate and monitor damaged assets and tools, and report findings to the Department Head

+    Phối hợp với bộ phận hành chính trung tâm thực hiện các công việc hành chính (Theo dõi công, làm thẻ, TA công tác…) cho nhân viên trong phòng

Coordinate with the Central Administrative Division to handle administrative tasks (attendance tracking, ID card processing, business trip authorization…) for staff within the Department.

+    Phối hợp với bộ phận tài chính kế toán hoàn thành hồ sơ thanh toán Công tác phí và các chi phí khác liên quan đến Phòng

Coordinate with the Finance and Accounting Division to complete payment documentation for business trip expenses and other costs related to the Department.

+    Tham gia vào việc đối ngoại của Phòng khi được Trưởng Phòng Phục vụ sân đỗ phân công.

Participate in Station’s external affairs as assigned by Ramp Service Manager.

+    Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao phó

Perform other duties as assigned by upper level manager