Nhân viên hỗ trợ đội ngũ kỹ thuật / Engineering Crew Care Officer 2026
Working location: Ho Chi Minh City
Required Document:
Coming soon
Job Description
1. Hành chính công tác & Thanh toán:
- Thực hiện đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển cho các chuyến công tác trong và ngoài nước.
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện thủ tục công tác; theo dõi và hỗ trợ thanh toán, quyết toán các chi phí liên quan.
- Hỗ trợ thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh phục vụ các chuyến công tác nước ngoài.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm đảm bảo công tác hậu cần được triển khai đầy đủ, hiệu quả và đúng tiến độ.
2. Visa, Giấy phép lao động & Cư trú:
- Hướng dẫn, tiếp nhận và xử lý hồ sơ Visa, Giấy phép lao động (Work Permit) cho chuyên gia và nhân viên nước ngoài.
- Thực hiện thủ tục cấp mới, gia hạn Thẻ tạm trú (TRC) và các giấy tờ cư trú liên quan.
- Làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng và các đơn vị cung cấp dịch vụ trong quá trình xử lý hồ sơ.
- Theo dõi thời hạn hiệu lực của Visa, Work Permit, TRC và các hồ sơ pháp lý liên quan; đảm bảo thực hiện đúng quy định hiện hành.
3. Trang thiết bị & Điều kiện làm việc:
- Thực hiện cấp phát đồng phục và theo dõi nhu cầu về trang thiết bị phục vụ công việc của đội ngũ kỹ thuật.
- Tiếp nhận, tổng hợp và phối hợp xử lý các đề xuất liên quan đến việc cải thiện môi trường và điều kiện làm việc.
- Tiếp nhận các yêu cầu, phản hồi từ kỹ sư/kỹ thuật viên và phối hợp với các phòng ban liên quan như Nhân sự, Hành chính, Công nghệ thông tin và Tài chính để hỗ trợ xử lý.
- Hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp đặc biệt như ốm đau, tai nạn, hiếu hỷ và các tình huống cần hỗ trợ khác.
- Hỗ trợ và phối hợp thực hiện các thủ tục liên quan đến nhân sự, đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc và chế độ phúc lợi.
- Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ như Team Building, Family Day, Engineering Day và chương trình hội nhập dành cho nhân viên mới.
- Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, tổng hợp phản hồi và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao trải nghiệm nhân viên.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp/Trưởng đơn vị.
- Arrange flights, accommodation, and transportation for domestic and international business trips.
- Provide guidance on business travel procedures and support employees with travel expense reimbursement and settlement.
- Support immigration procedures required for overseas business trips.
- Coordinate with relevant parties to ensure travel and logistics arrangements are completed effectively and on schedule.
2. Visa, Work Permit & Immigration Coordination:
- Guide, receive, and process Visa and Work Permit applications for foreign employees and expatriates.
- Handle the issuance and renewal of Temporary Residence Cards (TRC) and other related residence documents.
- Liaise directly with relevant authorities and external service providers throughout the application process.
- Monitor the validity of Visas, Work Permits, TRCs, and related legal documents to ensure compliance with applicable regulations.
3. Workplace Support & General Affairs:
- Distribute uniforms and monitor equipment requirements to support the daily work of engineering personnel.
- Receive, consolidate, and coordinate requests related to workplace and working-condition improvements.
- Receive requests and feedback from engineers and technicians and coordinate with relevant departments such as HR, Administration, IT, and Finance for appropriate support and resolution.
4. Employee Engagement & HR Liaison:
- Provide support to employees in special circumstances such as illness, accidents, family events, and other situations requiring assistance.
- Support and coordinate HR-related procedures, including training, performance evaluation, and employee benefits.
- Coordinate internal activities such as Team Building, Family Day, Engineering Day, and onboarding programs for new employees.
- Conduct employee satisfaction surveys, consolidate feedback, and propose initiatives to enhance the employee experience.
- Perform other assignments as delegated by the Direct Manager/HOD.
Job Requirement
1. Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Văn phòng, Ngoại ngữ, Du lịch Khách sạn hoặc các chuyên ngành liên quan.
2. Kinh nghiệm:
- Có từ 01 - 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, nhân sự, điều phối hậu cần hoặc các công việc hỗ trợ có liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong ngành hàng không, dịch vụ mặt đất hoặc môi trường kỹ thuật.
3. Kiến thức/Kỹ năng chuyên môn:
- Hiểu biết về các thủ tục hành chính văn phòng và công tác hậu cần.
- Có kiến thức về thủ tục Visa, Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (TRC) và xuất nhập cảnh.
- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Hiểu biết về môi trường làm việc kỹ thuật, hàng không và nhu cầu hỗ trợ của đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật viên.
4. Ngoại ngữ:
- Có khả năng giao tiếp và viết tiếng Anh tốt
- TOEIC từ 550 trở lên hoặc chứng chỉ tương đương
5. Yêu cầu khác:
- Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và hỗ trợ khách hàng nội bộ tốt.
- Có khả năng tổ chức sự kiện và phối hợp hiệu quả với các phòng ban, đơn vị liên quan.
- Chủ động, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm và ý thức bảo mật thông tin cao.
- Có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, quản lý thời gian hiệu quả và làm việc tốt dưới áp lực.
1. Education:
- Bachelor’s degree or higher in Human Resources, Office Administration, Foreign Languages, Hospitality, Tourism, or a related field.
2. Job related Requirements:
- Minimum 1–3 years of experience in administration, HR, logistics coordination, or other related support functions.
- Preference will be given to candidates with experience in aviation, ground handling services, or technical environments.
3. Specific knowledge:
Good understanding of office administration and logistics procedures.
Knowledge of Visa, Work Permit, Temporary Residence Card (TRC), and immigration procedures.
Proficient in Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Understanding of technical and aviation working environments and the support needs of engineers and technicians.
4. Language Skills:
- Good command of spoken and written English
- TOEIC score of 550 or above, or equivalent certification
5. Other requirements:
- Strong communication, coordination, and internal customer service skills.
- Ability to organize events and coordinate effectively with relevant departments and stakeholders.
- Proactive, detail-oriented, responsible, and able to maintain a high level of confidentiality.
- Ability to handle situations flexibly, manage time effectively, and work well under pressure.
