Chuyên viên Hành chính/ Admin Executive (VJGS HAN) (16/05/2025)
Coming soon
Job Description
• Có trách nhiệm xây dựng đơn vị thông qua việc đóng góp ý kiến và thực hành các cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng của Công ty. Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.
• Thực hiện các công việc văn thư của trung tâm cũng như của các phòng ban, đảm bảo thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả và đúng thời hạn. Quản lý (giao nhận, lưu trữ, trình ký, theo dõi tình hình xử lý, phản hồi) các công văn, tài liệu, văn bản đi/đến VJGS. Quản lý các con dấu của VJGS.
• Có trách nhiệm sắp xếp và nhắc lịch các cuộc họp cho Giám đốc trung tâm.
• Hỗ trợ và giám sát việc quản lý kho vật tư, trang thiết bị mặt đất. Quản lý tài sản của công ty, công cụ dụng cụ của trung tâm. Đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ theo sự phân công của giám đốc trung tâm. Kiểm tra, xác nhận các tài sản bị hỏng, hay các công cụ dụng cụ bị hư hỏng, báo cáo cho Giám đôc trung tâm và đề xuất phương án sửa chữa nếu cần.
• Thư ký các cuộc họp giao ban của VJGS. Triển khai, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các kết luận giao ban VJGS.
• Làm thẻ cho nhân viên; xin giấy phép ra vào sân bay cho trang thiết bị, khách bên ngoài và các đối tác.
• Trình ký TA theo đề nghị của các Phòng/ Ban trong VJGS; phối hợp đặt vé máy bay/đặt khách sạn cho nhân sự của VJGS đi công tác.
• Quản lý, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm.
• Tham gia vào việc đối ngoại của trung tâm khi được Giám đốc trung tâm phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao phó.
...................................................................................................................................................................................................................................................
• Maintains & develops the service quality through feedback contribution & implements quality improvements in line with company orientation. Responsible for building up a professional working environment, enhancing teamwork & personal responsibilities.
• Perform clerical work for the center and internal departments, ensuring that the work is done quickly, efficiently, and within the deadline. Transfer and store documents from external and internal divisions, company decisions, etc. Manage VJGS stamps.
• Responsible for arranging & reminding the Director’s meetings.
• Supporting & monitoring inventory management and ground support equipment. Manage company assets and station tools. Proposing to purchase stationery and equipment for the station. Check and verify damaged assets or damaged equipment, report to the Director, and make a request for repairing equipment if needed.
• Perform the role of secretary at the VJGS meeting. Deploy, monitor, and summarize the implementation of conclusions.
• Contact with Airport Authorities for establishing Staff ID card, related document, Airport pass for GSE, external visitor and partners.
• Submit TA as the request of the VJGS departments; coordinate flight/hotel booking for VJGS’s staff for business trips.
• Managing and distributing uniforms, safety attire, and stationery.
• Participate in the Station’s external affairs as assigned by the Director.
• Perform other duties as assigned by the upper-level manager.
• Thực hiện các công việc văn thư của trung tâm cũng như của các phòng ban, đảm bảo thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả và đúng thời hạn. Quản lý (giao nhận, lưu trữ, trình ký, theo dõi tình hình xử lý, phản hồi) các công văn, tài liệu, văn bản đi/đến VJGS. Quản lý các con dấu của VJGS.
• Có trách nhiệm sắp xếp và nhắc lịch các cuộc họp cho Giám đốc trung tâm.
• Hỗ trợ và giám sát việc quản lý kho vật tư, trang thiết bị mặt đất. Quản lý tài sản của công ty, công cụ dụng cụ của trung tâm. Đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ theo sự phân công của giám đốc trung tâm. Kiểm tra, xác nhận các tài sản bị hỏng, hay các công cụ dụng cụ bị hư hỏng, báo cáo cho Giám đôc trung tâm và đề xuất phương án sửa chữa nếu cần.
• Thư ký các cuộc họp giao ban của VJGS. Triển khai, theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các kết luận giao ban VJGS.
• Làm thẻ cho nhân viên; xin giấy phép ra vào sân bay cho trang thiết bị, khách bên ngoài và các đối tác.
• Trình ký TA theo đề nghị của các Phòng/ Ban trong VJGS; phối hợp đặt vé máy bay/đặt khách sạn cho nhân sự của VJGS đi công tác.
• Quản lý, cấp phát đồng phục, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm.
• Tham gia vào việc đối ngoại của trung tâm khi được Giám đốc trung tâm phân công.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao phó.
...................................................................................................................................................................................................................................................
• Maintains & develops the service quality through feedback contribution & implements quality improvements in line with company orientation. Responsible for building up a professional working environment, enhancing teamwork & personal responsibilities.
• Perform clerical work for the center and internal departments, ensuring that the work is done quickly, efficiently, and within the deadline. Transfer and store documents from external and internal divisions, company decisions, etc. Manage VJGS stamps.
• Responsible for arranging & reminding the Director’s meetings.
• Supporting & monitoring inventory management and ground support equipment. Manage company assets and station tools. Proposing to purchase stationery and equipment for the station. Check and verify damaged assets or damaged equipment, report to the Director, and make a request for repairing equipment if needed.
• Perform the role of secretary at the VJGS meeting. Deploy, monitor, and summarize the implementation of conclusions.
• Contact with Airport Authorities for establishing Staff ID card, related document, Airport pass for GSE, external visitor and partners.
• Submit TA as the request of the VJGS departments; coordinate flight/hotel booking for VJGS’s staff for business trips.
• Managing and distributing uniforms, safety attire, and stationery.
• Participate in the Station’s external affairs as assigned by the Director.
• Perform other duties as assigned by the upper-level manager.
Job Requirement
• Nam/ nữ; Tuổi từ 22 trở lên
1. Học vấn:
• Tốt nghiệp Đại học; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng trong ngành hàng không.
2. Kỹ năng ngoại ngữ:
• Tiếng Anh: Toeic 500 trở lên.
3. Yêu cầu khác:
• Tin học: sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (Words, excel, power point, email…)
• Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm
• Kĩ năng giao tiếp và thương lượng tốt.
• Trung thực, cẩn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao
• Làm việc có kế hoạch và chú tâm đến hiệu suất công việc.
• Tính tuân thủ kỉ luật cao.
.................................................................................................................................................................................................
• Male/ female: Age: 22 and above.
1. Education:
• Graduated from University; priority for candidates who have experience in administration.
2. Language Skills:
• English TOEIC 500 or above
3. Other requirements:
• Extensive knowledge of Microsoft Office, e.g., Word, Excel, PowerPoint, email.
• Can work independently or in a group/team
• Good communication & negotiate skills
• Honest, careful & high sense of responsibility
• Time management & focus on working efficiency
• High discipline.
Apply Now
1. Học vấn:
• Tốt nghiệp Đại học; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc hành chính văn phòng trong ngành hàng không.
2. Kỹ năng ngoại ngữ:
• Tiếng Anh: Toeic 500 trở lên.
3. Yêu cầu khác:
• Tin học: sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (Words, excel, power point, email…)
• Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm
• Kĩ năng giao tiếp và thương lượng tốt.
• Trung thực, cẩn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao
• Làm việc có kế hoạch và chú tâm đến hiệu suất công việc.
• Tính tuân thủ kỉ luật cao.
.................................................................................................................................................................................................
• Male/ female: Age: 22 and above.
1. Education:
• Graduated from University; priority for candidates who have experience in administration.
2. Language Skills:
• English TOEIC 500 or above
3. Other requirements:
• Extensive knowledge of Microsoft Office, e.g., Word, Excel, PowerPoint, email.
• Can work independently or in a group/team
• Good communication & negotiate skills
• Honest, careful & high sense of responsibility
• Time management & focus on working efficiency
• High discipline.
